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21세기 기업 요소 ‘가상팀’…효과적 운영 방안은?
2019-04-11 10:25:00
이택경
▲가상팀은 온라인을 통해 구성원이 소통하며 독자적으로 업무를 처리하는 조직 요소를 일컫는다(사진=ⓒ123RF)

현대 사회에서 가상팀이 기업의 주요 업무 수단으로 부각되고 있다.

고용주의 입장에서는 경계가 없는 꿈의 팀을 구성할 수 있는 기회를 갖게 되는 것인 반면, 직원에게는 일과 생활의 균형을 건강하게 유지시켜줄 수 있는 자유와 탄력성을 얻게 되기 때문이다.

가상팀은 주로 온라인 수단을 통해 소통하는 동시에 각자 독립적인 업무를 부여받은 핵심 구성원으로 조직된 업무 그룹을 일컫는다. 독자적인 팀이지만 상호의존적인 직원 그룹은 아니다. 이러한 가상팀은 직원과 고용주 모두에게 중요한 역할을 한다.

이러한 가상팀은 직원들이 업무에 집중하기 쉽고 병가나 휴식시간을 가지려고 할 가능성이 적기 때문에 생산적이다. 그러나 가상팀에서 근무하는 것은 들리는 것만큼 멋진 일이 아니다.

최근 코네티컷대학의 한 연구팀은 업무적인 친근함이 개인적인 우정보다 낫다는 연구 결과를 발표했다. 예를 들어, 직장 동료가 특수 학위를 받았다거나 모처에서 개인 사업을 운영하고 있다는 것을 알게 되면 둘 사이에 보다 나아진 업무 관계를 기를 수 있다는 것이다.

이는 직장 동료가 초콜릿 아이스크림이나 스포츠카를 좋아한다는 개인적인 취향을 아는 것과는 다르다. 그 같은 친근함은 사업적 협력 관계에 유익하지 않으며 때로 생산성을 해칠 수도 있다.

루시 길슨 교수와 존 마티유 교수도 가상팀의 역동성을 이해하는 것이 어렵다는 결론을 내렸다. 두 사람의 연구에 따르면, 어떠한 업무팀이라도 기술을 사용해 소통을 하는 한 가상적이라고 볼 수 있다.

즉, 같은 건물에서 일하고 있지만 온라인을 사용해 소통한다면, 이는 가상팀이라고 부를 수 있다는 것을 의미한다는 것이다.

업무적 친근함의 장점

두 사람의 연구에 따르면, 업무적 친근함은 팀이 성공하는 데 도움이 된다. 직원들이 서로의 지식, 기술, 능력을 알고 있다면, 서로 강한 관계를 구축할 수 있다. 그리고 팀의 다른 구성원이 관여할 시점과 그들이 기대하는 바를 알 수 있다.

반면 개인적인 관계가 강한 팀은 개인적인 충돌이 생길 가능성이 높다. 개인적인 정보는 모든 관리자들이 공동 프로젝트를 시작하기 전에 직원들이 서로를 알게 해도 되는지 이해를 돕기 위해 필요하다.

길슨 교수와 마티유 교수는 이 같은 이론을 테스트하기 위해 국제 공급망 기업에서 기술 및 소프트웨어, 하드웨어와 리테일 매장 솔루션 부서에서 근무하는 직원들을 연구했다. 이 회사의 직원들은 중곡과 미국, 아일랜드, 일본, 멕시코를 포함해 세계 10개국 23개 지점에서 근무하고 있었다.

연구팀은 직원들에게 성과나 의존성, 명성 등 동료의 업무적 성과에 관해 질문을 던졌다. 그리고 취미와 가족 관계, 기호 등과 같은 개인적인 가치에 대해서도 질문했다. 이후, 팀 리더에게 팀 성과를 평가해줄 것을 요청했다. 이 같은 조사 결과, 서로 전문적 친숙함을 가지고 있는 팀은 서로 유연하고 효율적으로 기능하는 것으로 확인됐다.

다른 국가에서 일하고 있는 직원의 수가 늘어나면서 가상팀은 기업의 일부가 되고 있다. 따라서 기업 소유주와 관리자들은 가상팀을 효율적으로 운영하는 방법을 알 필요가 있다. 다음은 업무적 친근감 외에 가상팀을 구성하기 위해 필요로 하는 요소에 관한 내용이다.

▲구성원의 지식, 기술, 능력을 알게 되면 강한 관계를 유지할 수 있다(사진=ⓒ123RF)

의사소통 하기

의사소통은 가상이든 아니든 어느 직장이나 팀을 유지하는 데 필요한 근본적인 도구다. 가상팀의 의사소통은 면대면 교류 그룹에서보다 빈도가 적고 그 내용도 피상적이기 쉽다.

그러나 가상팀을 가능한 한 효과적으로 꾸리길 바란다면 회사를 통해 정확한 정보가 자유롭게 흐를 수 있도록 보장할 필요가 있다.

이메일과 전화 외에도 가능한 한 가상회의를 많이 진행해야 할 필요가 있다. 그리고 의사소통이 진행되는 방법과 소통 시 규준을 준수해야 한다. 예를 들어, 팀의 모든 구성원은 합리적인 속도로 말을 하고 주의 깊게 듣고 주위 소음을 차단해야 한다.

물리적인 모임 갖기

현재 가상 관계의 장점을 말하고 있기 때문에 역설적으로 보일 수 있다. 그러나 면대면 소통은 효과적인 팀워크의 필수 토대다. 면대면 소통은 관계를 구축하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 신뢰를 쌓을 수도 있다. 팀 구성원이 함께 모여 개인적 및 업무적으로 서로를 알게 되면 비전을 공유하고 함께 일하는 원칙의 가이드라인을 세울 수 있다.

목표와 역할, 업무와 처리과정 명확히 하기

팀의 리더는 새로운 가상 팀을 구축한 후 가능한 한 조속히 팀 구성원에게 목표와 기능, 책임 등을 전달할 필요가 있다. 그러나 직원들이 같은 공간에 있지 않는 경우 가상팀을 운영하는 것은 문제가 될 수 있다.

할당된 업무를 완수할 수 있도록 업무 설계와 처리 과정에 중점을 두는 이유가 바로 이 때문이다. 따라서 누가, 무엇을, 언제까지 처리해야 하는지 명확하게 구분을 해야 하는 것이 중요하다.


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