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디지털 자료, 사무 업무 효율성 오히려 떨어진다?
등록일 : 2019-11-28 14:15 | 최종 승인 : 2019-11-28 14:36
이영섭
이메일은 관리자의 업무 효율성을 현저히 낮출 수 있다(사진=123RF)

[리서치페이퍼=이영섭 기자] 전자 메일과 미디어 첨부 파일 등 전자 자료가 업무 효율성을 현저히 낮출 수 있다는 의견이 제기됐다. 

이 연구는 미국 미시건 주립 대학의 연구진이 의해 수행됐다. 연구진은 받은 편지함을 자주 확인하는 것은 관리자가 일상적인 업무를 수행하거나 사무 업무를 실행하거나 팀원에게 동기를 부여하는 능력을 방해한다고 설명했다.

이메일이 관리자의 능률을 떨어뜨리는 이유

이메일은 직장에서 효과적인 의사소통 수단으로 널리 사용된다. 회사는 직원에게 여러 개의 이메일 계정을 만들고, 그중 하나는 업무용으로 독점 사용하도록 요구한다. 

이메일 플랫폼은 연락을 주고받는데 필요하지만 하루에도 수백 번씩 자주 받은 편지함을 확인해야 한다면 오히려 소진과 능률 저하를 유발할 수 있다.
 

수많은 이메일로 인해 관리자가 직장에서 주요 업무를 수행하지 못하는 경우가 발생한다(사진=123RF)

미시건 주립 대학의 한 연구진은 받은 편지함을 확인하는 지루한 작업이 회사 리더에게 미치는 영향을 조사했다. 그 결과, 사무실 직원이 매일 이메일을 확인하는 데 90분 이상을 소비하는 것으로 나타났다. 이 시간은 매주 7시간 30분간의 업무 방해에 해당한다.

미시건 주립 대학의 경영학과 교수이자 연구의 주저자인 러셀 존슨 박사는 "대다수의 도구와 마찬가지로 전자 메일은 유용하지만 과도하게 또는 부적절하게 사용하는 경우 혼란과 피해를 유발할 수 있다"며 "관리자는 이메일 방해로 인해 목표를 달성하지 못하고, 책임을 무시하고, 부하 직원들에게 필요한 리더십을 제대로 발휘하지 못할 수 있다"고 지적했다.

해당 표본 조사를 통해 연구진은 평소와 다름없이 동일한 업무를 수행할 48명의 관리자를 모집했다. 참가자들은 이메일을 열고 읽는 것과 작업 수행 빈도를 14일간 하루에 두 번에 걸쳐 보고해야 했다.

또한 참가자에게 핵심 업무의 진행상황 및 부하 직원들을 관리하는 효율성에 대해 보고하도록 요청했다.

 

결과에 따르면 관리자는 이메일 방해로 인해 직장에서 주요 업무를 수행할 수 없었다. 또한 관리자로서 책임을 완수할 수 없었으며 팀에 영감을 주고 동기를 부여하지 못했다.

존슨 박사에 따르면, 받은 편지함을 확인하는데 따른 부정적인 영향은 많은 시간을 소비해 관리자의 업무 수행 능력을 떨어뜨린다. 또한 이러한 영향을 받은 관리자 밑에서 일하는 팀원들의 업무 효율성, 동기, 성과, 업무 만족도가 상당히 저하된 것으로 나타났다.

전자 메일의 비치사성 위협을 물리치는 방법 

받은 편지함을 확인하여 발생하는 소진을 극복하는 가장 좋은 방법은 통제권을 확보하는 것이다. 이를 위해서는 관리자가 전자 메일 관리 시스템을 개발해야 하며, 결과적으로 전자 메일로 인해 업무를 방해받지 않게 된다.

존슨 박사는 지정된 시간에 이메일을 확인해야 한다고 제안한다. 따라서 관리자는 새 이메일이 화면에 나타날 때마다 반드시 응답하지 않아도 된다. 다른 부서와 적절히 조정된 경우에도 관리자는 지정된 시간에만 이메일을 확인하며, 발신자는 해당 시간 이외의 시간에 즉각적인 회신을 기대해서는 안 된다.

 

만약 이메일이 지정된 시간 이후에 수신된 경우, 관리자는 그 이유를 확인하고 해당 이메일이 긴급한지 여부를 판단할 수 있다. 관리자는 지정 시간 이후에도 이메일을 받을 수 있지만 적어도 긴급성을 분별할 수 있는 여유가 있다. 즉, 이전보다 더 많은 통제권을 갖게 된 것이다.

존슨 박사는 "논문에서 인용한 바와 같이 선행 연구 결과에 따르면 직원들이 이메일 확인에서 업무로 전환하는데 시간과 노력이 필요하므로 이 횟수를 최소화하면 분명한 이점이 있다"고 말했다.

[리서치페이퍼=이영섭 기자]
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