면대면으로 만나지 못하는 단점 중 하나는 상대방의 보디랭기지에서만 관찰할 수 있는 물리적 신호를 볼 수 없다는 것이다. 팬데믹으로 가상회의를 도입하는 사례가 늘었다. 비언어적 의사소통 ‘보디랭기지’를 알아두면 가상 회의에서 유용하게 사용할 수 있다. 

정자세로 앉는다

커뮤니케이션 컨설턴트 릴리안 글래스 박사는 “정자세로 앉아있는 것에 비해 구부정하게 앉아있으면 자신감이 없거나 게을러 보인다”고 말했다. 화상 회의를 하는 도중 잠시도 가만히 있지 못하고 꼼지락거린다거나 턱을 괴고 있거나 다리를 떠는 것 같은 습관도 좋지 않다. 글래스 박사는 “회의 도중 가만히 있지 못하고 지속해서 움직이면 신경질적으로 보이고 회의에 무관심한 사람으로 여겨질 수 있다”고 말했다.

미소를 짓는다 

노려보거나 얼굴을 찌푸리거나 마음에 들지 않는다는 표정을 짓고 있다면 하루 빨리 고쳐야 한다. 그리고 미소를 짓는 연습을 시작해야 한다. 고객과 대화를 하는 경우 미소로 시작하면 긴장을 풀고 상황을 진척시킬 수 있다. 미소는 첫인상과 어조를 강조한다. 지나치게 함박 웃음을 지을 필요도 없다. 그저 차분한 미소만으로 가상 회의에 참석한 구성원들과의 관계를 구축할 수 있다.

상대방을 주의깊게 살핀다 

대화하는 도중 다른 사람의 보디랭기지에 주의를 기울여야 한다. 상대방의 몸짓을 따라 하면 신뢰를 얻을 수 있다. 예를 들어, 상대방이 내성적이고 조용하다면 목소리 톤을 낮추고 비슷한 음정을 보여야 한다.

팔짱을 껴서는 안 된다

대화에서 무관심하다는 것을 보여주는 가장 빠른 방법을 팔짱을 끼고 있는 것이다. 이 같은 자세는 대방과 대화를 원하지 않는다는 신호를 주기 때문에 가상 회의에서 유익하지 않다. 협력적인 대화를 원한다면, 가능한 표현적이고 개방적인 몸짓을 해야 한다.

긴장한 모습을 피한다

가상 회의에서는 상대방을 자세하게 볼 수 있다. 몸짓과 표정, 자세가 일반 회의보다 매우 중요하다. 보디랭기지 전문가 패티 우드에 따르면, 긴장한 모습을 보이면 상대방이 오해할 소지가 있다. 패티 우드는 “때때로 긴장한 모습이 좋아 보일 때도 있지만, 정도가 지나치면 좋지 않다”고 말했다. 코르티솔 수치가 높다면, 몸짓과 표정이 경직될 수 있어 타인과의 협력을 저해할 수 있다. 여기서 핵심은 자신감과 존재감을 드러내 보이는 것이다.

적절하게 시선을 맞춘다

시선을 마주치는 것은 신뢰 구축에 중요한 요소다. 존중과 신뢰, 이해를 보여주기 때문이다. 이 세 가지 요소는 비즈니스 관계 성공에서 중요하게 작용한다. 스크린이나 카메라를 응시하고 시선을 마주치려고 노력해야 한다.

가상 회의를 하는 동안 동료나 매니저가 자신을 볼 수 없다고 하더라도 전화는 무음이나 꺼두는 것이 좋다. 좋은 인상을 심어주고 대인 관리에서 중요하게 작용한다. 또한, 바닥을 응시하거나 턱을 아래로 떨구고 있다면 불안정하고 자신감이 부족해 보일 수 있다.

온기를 전달한다

브랜데이스국제경영대학원의 앤디 몰린스키 행동학과 교수는 온라인으로 온기를 전달하고 존재감을 보이는 것이 중요하다고 말했다. 몰린스키 교수에 따르면, 화상 회의에 편안하게 참여하기 위해 준비 시간이 필요한 사람도 있다. “때로는 웃음과 고조된 어조를 사용하는 것이 좋다”고 덧붙였다.

글로벌 화상 채팅 앱, 다운로드 급증 

지난 몇 달 만에 근무하고 회의하는 방식이 극적으로 변화했다. 2020년 초, 화상 컨퍼런스 앱 줌(Zoom)은 1일 평균 2억 명이 사용했다. 지난 3월, 줌과 하우스파티, 스카이프의 전 세계 다운로드 횟수가 100% 이상 급증했다. 락다운으로 직장인들이 재택근무를 하면서 더욱 많은 사람이 줌을 통해 화상 회의를 진행했다.

1월만 해도 줌의 다운로드 횟수는 210만 건이었지만, 3월에는 2,690만 건으로 증가했다. 줌이 떠오르는 별이지만, 스카이프의 활성 사용자 수는 그보다 훨씬 많다. 지난 3월, 마이크로소프트가 소유한 이 앱의 1일 평균 활성 사용자 수는 5,910만 명에 달했다. 하우스파티도 유명한 면대면 소셜 네트워크로 친구들과 대화하거나 게임을 할 때 사용하는 앱이다. 지난 3월 하우스파티 다운로드 횟수는 510만 건이었다.

화상 회의의 장점은 이동이 적고, 시간을 절약하며, 비용을 줄이고, 협력을 개선할 수 있으며, 일과 생활의 균형을 맞출 수 있고 기록 및 아카이브가 가능하다는 것이다. 세계 화상 회의 시장 규모는 올해 64억 달러(7조 7,171억 원)에 달할 것으로 전망되며 2023년에는 138억 2,000만 달러(16조 6,641억 원)로 성장할 것이라는 추산이다.

관리자가 비언어적 신호를 해석할 방법을 배우면 멀리 떨어져 있는 직원들의 참여를 높이는 데 도움이 된다. 이를 통해 실제 사무실 환경처럼 듣고 보고 느낄 수 있어 회사에 장기적으로 긍정적인 영향을 미칠 수 있다.